Oggigiorno, l’attenta pianificazione e gestione di un progetto è una procedura decisamente cruciale e fondamentale per un’azienda moderna.
Il successo che essa può avere sia a breve che a lungo termine, nonché l’attitudine a rinnovarsi, sono sempre più connessi alla capacità di gestire i progetti che crea, non solo dal punto di vista del raggiungimento degli obiettivi prefissati ma anche in fase di miglioramento dei servizi interni già presenti.
Data la spietata concorrenza che oggi esiste, è fondamentale per una realtà aziendale portare a termine gli obiettivi preposti nelle modalità e soprattutto nelle tempistiche prefissate. Senza ombra di dubbio, la gestione di un progetto che sappia essere realistico e ben ponderato aiuterà l’azienda a crescere gradualmente e a farsi notare nel settore nel quale opera.
La gestione, o ciclo di vita, di un progetto viene suddivisa in ben 5 fasi, 5 passi che si compiono per passare dalla fase embrionale al completamento finale; quali sono e come si svolgono?
Indice
Come gestire un progetto? I passi da compiere
Analizziamo ciascuno di essi in modo chiaro ed esaustivo in questo interessante articolo!
Prima fase: l’avvio
Il primissimo passo da compiere per gestire al meglio un progetto aziendale è senza dubbio il suo avvio: si tratta di una fase embrionale nella quale il progetto non è ancora stato approvato o lanciato.
Questo step, sostanzialmente, prevede la sua definizione da un punto di vista puramente generale, allo scopo di capire se esistono le condizioni necessarie per riuscire a portarlo avanti.
Nello specifico, ci si occupa di analizzare i pro e i contro dell’avviarlo, i risultati ai quali potrebbe portare e il suo business case; una volta esaminati questi fattori, il team aziendale si chiede se il progetto è fattibile e, soprattutto, se vale la pena portarlo avanti. Qualora le risposte a queste due domande siano affermative, il progetto verrà approvato e sarà pronto per passare alla seconda fase; in caso contrario, il team tornerà al lavoro e allo studio finalizzato a capire se esista una via alternativa che conduca alla realizzazione di un progetto vincente.
Seconda fase: la pianificazione
La seconda fase è quella della pianificazione del progetto stesso: si tratta di uno step cruciale dal momento che un buon planning permette di prevenire la maggior parte delle cause principali del fallimento di un progetto, come la creazione di obiettivi irrealistici, la scarsa comunicazione o la stima errata delle tempistiche.
La pianificazione di un progetto richiederà del tempo e parecchio lavoro, ma è una vera e propria autostrada a 4 corsie verso il suo successo.
Il team, infatti, si occuperà di dare risposta a diversi interrogativi, quali:
- Qual è l’obiettivo del progetto?
- Qual è il budget?
- Quali sono i rischi?
- Quali sono i membri del personale coinvolti?
- Qual è il settore di applicazione?
- Quali sono le task da svolgere?
Lo staff aziendale avrà cura nel creare una sorta di albero delle decisioni, il quale lo aiuterà a scegliere le strade migliori per far sì che il progetto assuma contorni sempre più fattibili e realistici.
Alcuni modi per farlo, ad esempio, possono riguardare l’effettuazione di un sondaggio tra i dipendenti per ricevere un feedback sul processo in corso, la creazione di una dashboard condivisa per i dipendenti, il lancio di un portale mediante il quale le risorse umane possono richiedere assistenza o la registrazione di video-tutorial per fornire ai dipendenti chiarimenti ancora maggiori.
Una volta pianificato nel dettaglio il progetto, il team di lavoro si accerterà di documentarlo e conservarlo in un luogo che sia accessibile ad ogni membro del personale.
Terza fase: l’esecuzione
L’esecuzione del progetto appena avviato e pianificato è il classico momento in cui esso acquista visibilità. Solitamente, questa importantissima fase della gestione di un progetto parte con una call durante la quale ogni membro del team viene informato sulle attività e sui compiti che gli spettano e sui dettagli del progetto.
Il successo e il raggiungimento degli obiettivi che si sono prefissati nella stesura del progetto passa proprio dall’accuratezza con la quale la fase di pianificazione è stata svolta e dal modo in cui ci si accerta che ogni componente del team di lavoro sappia nel dettaglio quali sono le sue mansioni.
Senza dubbio, il modo migliore per verificare che l’esecuzione del progetto stia andando secondo i piani è monitorandolo regolarmente: questa procedura non è altro che la quarta fase.
Quarta fase: il monitoraggio
La fase di monitoraggio si svolge contemporaneamente a quella di esecuzione e prevede la valutazione oggettiva ad intervalli regolari del progresso del progetto, allo scopo di assicurarsi che il team di lavoro stia rispettando le scadenze, il budget e gli obiettivi prefissati.
Questo step può essere incredibilmente semplificato se si ricorre all’utilizzo di moderni software per la gestione dei progetti basati sul cloud, tools che consentono di verificare in pochissimi e semplicissimi click l’andamento del lavoro e che permettono ai membri del team di aggiornare lo stato di avanzamento delle loro attività in tempo reale, in modo tale da effettuare delle modifiche in corsa senza problemi.
Un altro metodo di monitoraggio consiste nell’organizzare delle riunioni periodiche con i membri del team di lavoro per assicurarsi che ci si ritrovi sulla stessa linea d’onda.
È fondamentale in questa fase rimanere all’erta per scorgere eventuali scostamenti dagli obiettivi predefiniti prima che il progetto prenda una direzione non prevista.
Quinta ed ultima fase: la conclusione
Un progetto avviato, pianificato nel dettaglio, eseguito al millimetro e monitorato regolarmente sarà pronto per essere chiuso nel migliore dei modi, ossia tirando le somme su quelli che saranno stati i risultati di così tanto lavoro.
Pertanto, la fase di chiusura del progetto comprende l’analisi retrospettiva per discutere sugli aspetti positivi e su ciò che avrebbe dovuto essere migliorato; non solo, è fondamentale anche la stesura di una relazione finale che includa tutti gli step del progetto e i risultati ottenuti, al fine di evitare che eventuali errori commessi possano ripresentarsi in futuro.
Infine, la documentazione inerente al progetto verrà archiviata in un luogo accessibile per poter essere consultata in un secondo momento e gli stakeholder verranno informati sulla conclusione del progetto e sulla consegna del prodotto completo.
Il confronto finale non è solo un ringraziamento formale del lavoro svolto, ma permetterà di creare team ancor più efficienti non appena ci si troverà alle prese con un nuovo progetto.
Insomma, come abbiamo esaminato, la gestione di un progetto non è un semplice viaggio dal punto A al punto Z, ma è un insieme di 5 fasi cruciali che aiuteranno il team di lavoro ad affrontarla in modo efficace e strategico.
Seguendo in modo ordinato e alla lettera le fasi previste, le possibilità di avere risultati finali positivi aumenteranno, lo staff diventerà ancor più qualificato e pronto per lavorare in sinergia e, soprattutto, l’azienda avrà fatto un ulteriore passo in avanti verso il tanto agognato successo!
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